Как написать e-mail на английском: правила цифрового этикета

Тема вашего письма должна кратко передавать его цель. Избегайте расплывчатых формулировок, ведь это поможет получателям расставить приоритеты и понять контекст, прежде чем открывать электронное письмо. Здесь, как и в заголовках газет, уместно пропускать артикли и вспомогательные слова.

Начните своё электронное письмо с официального приветствия, используя соответствующие заголовки, такие как ‘Dear Mr. Smith,’ или ‘Greetings, professor Johnson,’. Не забудьте запятую после обращения! Поддерживайте уважительный тон на протяжении всего письма и не забывайте о базовых формулах вежливости, как «‎please» и «‎thank you».

В первом абзаце кратко представьтесь и укажите цель вашего электронного письма. Чётко сформулируйте, зачем вы пишете и чего надеетесь достичь. Краткость — сестра таланта.

Разделите свое электронное письмо на абзацы, чтобы его было легче читать. Используйте bullet points или нумерованные списки при перечислении и следите за тем, чтобы ваше письмо было логичным. Избегайте длинных абзацев, которые могут перегружать читателя.

Сделайте автоматическую подпись в электронной переписке. Обычно она должна содержать ваше полное имя, должность, название компании, где вы работаете, а также контактную информацию. Подпись добавляет достоверности вашему сообщению.

Сделайте автоматическую подпись в электронной переписке. Обычно она должна содержать ваше полное имя, должность, название компании, где вы работаете, а также контактную информацию. Подпись добавляет достоверности вашему сообщению.

Опечатки и грамматические ошибки могут подорвать профессионализм вашего электронного письма. Потратьте несколько минут на вычитку вашего сообщения, прежде чем отправлять его. По желанию, можно использовать инструменты проверки орфографии и грамматики, чтобы выявить любые пропущенные ошибки.

Будьте осмотрительны при обмене информацией и уважайте неприкосновенность частной жизни и конфиденциальность других лиц. Избегайте обсуждения деликатных вопросов в групповых электронных переписках и используйте функцию BCC при отправке электронных писем нескольким получателям, чтобы защитить их электронные адреса.

Своевременно отвечайте на электронные письма, особенно если сообщение требует срочного внимания. Подтвердите получение письма и укажите предполагаемые сроки для рассмотрения любых запросов.

Закончите своё электронное письмо вежливым формулой вроде ‘‎Kind regards,’‎, ‘Sincerely yours,’ или ‘Best wishes,’. После этих фраз тоже нужны запятые. Убедитесь, что ваша подпись соответствует формальному стилю электронного письма и оставляет положительное впечатление.

Овладение искусством написания профессиональных электронных писем на английском языке предполагает и навыки эффективного общения, и знание цифрового этикета. Следуя советам выше, вы сможете улучшить своё общение по электронной почте, построить хорошие отношения и показать себя вежливым и надёжным корреспондентом.

Попробуем закрепить полученные знания.

Теперь вы вооружены всем необходимым, чтобы стать вежливым e-mail корреспондентом!

Хотите научиться не только писать письма, но и уверенно говорить на языке? Ждём вас на вводном уроке в ANECOLE. По промокоду JAN10 вы получите скидку 10% на любой из продуктов школы! :)